○徳島県議会事務局公文書編さん保存規程
平成十三年九月二十八日
徳島県議会規程第四号
〔徳島県議会事務局文書編さん保存規程〕を次のように定める。
徳島県議会事務局公文書編さん保存規程
(平二三議会規程二・改称)
徳島県議会事務局文書編さん保存規程(昭和三十五年徳島県議会規程第二号)の全部を改正する。
(趣旨)
第一条 この規程は、徳島県議会事務局規程(昭和三十九年徳島県議会規程第一号。以下「事務局規程」という。)第二十七条の規定に基づき、公文書の編さん、保存及び廃棄に関し必要な事項を定めるものとする。
(平二三議会規程二・一部改正)
(ファイル管理表の作成等)
第二条 課長は、保存期間が一年以上の公文書について、毎年度当初に電子決裁・文書管理システムによりファイル管理表(様式第一号)を作成しなければならない。
2 課長は、前項の規定により作成したファイル管理表を変更する必要が生じたときは、電子決裁・文書管理システムによりこれを修正するものとする。
(平二三議会規程二・一部改正)
(編さん)
第三条 システム完結電子文書(事務局規程第二十一条第二項の規定による立案がなされ、かつ、当該立案に係る電子決裁・文書管理システムによる処理が完結した電子文書をいう。以下同じ。)は、主務課において、電子決裁・文書管理システムに保存するため、ファイル管理表の第四分類及び年度ごとに整理するものとする。
2 保存期間が一年以上の公文書(電磁的記録を除く。)については、課において、ファイル管理表の第三分類又は第四分類及び年度(年度により難いものについては、暦年)ごとに簿冊に編さんするものとする。
3 編さんした簿冊には、背表紙(様式第二号)に所要事項を記入するものとする。
(平二三議会規程二・一部改正)
一 三十年
二 十年
三 五年
四 三年
五 一年
六 一年未満
2 前項の保存期間は、保存期間が一年以上の公文書にあっては作成され、又は取得された日の属する年度の翌年度の四月一日から、保存期間が一年未満の公文書にあっては作成され、又は取得された日の翌日から起算するものとする。
3 課長は、職務の遂行上必要があるときは、第一項の保存期間を延長することができる。
(平二三議会規程二・一部改正)
2 課長は、前項の規定により三十年保存文書目録を作成したときは、速やかに、その写しを総務課長に送付しなければならない。
(平二三議会規程二・一部改正)
(持出及び貸与の禁止)
第六条 公文書は、議事堂外に持出し、又は職員以外の者に貸与してはならない。ただし、課長が必要と認めるときは、この限りではない。
(平二三議会規程二・一部改正)
(廃棄)
第七条 課長は、その保存する公文書について保存期間(保存期間が延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)が満了したときは、当該公文書を廃棄するものとする。この場合において、その保存期間が五年以上であるときは、事務局長の承認を受けなければならない。
2 課長は、保存期間が満了しない公文書であってもその必要を認めないものは、前項の例によって廃棄することができる。
(平二三議会規程二・一部改正)
一 現に監査、検査等の対象となっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
二 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
三 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して一年間
四 徳島県情報公開条例(平成十三年徳島県条例第一号)第六条第一項に規定する公開請求があつたもの 同条例第十二条各項の決定の日の翌日から起算して一年間
(平二三議会規程二・一部改正)
附則
1 この規程は、平成十三年十月一日から施行する。
4 平成十三年度におけるファイル管理表については、課長は、施行後文書について、この規程の施行後速やかに作成するものとする。
5 第五条の規定は、施行後文書について適用する。
附則(平成二三年議会規程第二号)
この規程は、平成二十三年四月一日から施行する。
別表(第四条関係)
文書の区分 | 保存期間 | |
一 | 1 条例又は規則に関する決裁文書 2 予算又は決算に関する文書で特に重要なもの 3 県有財産に関する文書で特に重要なもの 4 訴訟又は不服申立てに関する文書で特に重要なもの 5 人事に関する文書で特に重要なもの 6 叙位、叙勲若しくは褒章又は特に重要な表彰に関する決裁文書 7 調査又は研究の結果が記録された文書で特に重要なもの 8 県議会の沿革に関する文書で特に重要なもの 9 県議会と関連があり歴史的価値の高い文書で特に重要なもの 10 議事に関する文書で特に重要なもの 11 会議録、議案等で特に重要なもの 12 委員会に関する文書で特に重要なもの 13 図書室に関する文書で特に重要なもの 14 その他三十年間保存する必要があると認められる文書 | 三十年 |
二 | 1 訓令又は重要な通達に関する決裁文書 2 予算又は決算に関する文書で重要なもの(一の項に該当するものを除く。) 3 県有財産に関する文書で重要なもの(一の項に該当するものを除く。) 4 契約に関する決裁文書で重要なもの 5 補助金又は貸付金に関する決裁文書で重要なもの 6 訴訟又は不服申立てに関する文書(一の項に該当するものを除く。) 7 表彰に関する決裁文書(一の項に該当するものを除く。) 8 諮問又は答申に関する文書で重要なもの 9 県議会と関連があり歴史的価値の高い文書(一の項に該当するものを除く。) 10 議事に関する文書で重要なもの(一の項に該当するものを除く。) 11 会議録、議案等で重要なもの(一の項に該当するものを除く。) 12 委員会に関する文書で重要なもの(一の項に該当するものを除く。) 13 請願・陳情・意見書・決議に関する文書で特に重要なもの 14 図書室に関する文書で重要なもの(一の項に該当するものを除く。) 15 名種資料類で特に重要なもの 16 その他十年間保存する必要があると認められる文書 | 十年 |
三 | 1 通達に関する決裁文書(二の項に該当するものを除く。) 2 予算又は決算に関する文書(一の項、二の項又は五の項に該当するものを除く。) 3 県有財産に関する文書(一の項又は二の項に該当するものを除く。) 4 契約に関する決裁文書(二の項又は四の項に該当するものを除く。) 5 補助金又は貸付金に関する決裁文書(二の項に該当するものを除く。) 6 人事に関する文書(一の項又は五の項に該当するものを除く。) 7 給与等に関する決裁文書 8 監査又は検査に関する調書 9 復命書で重要なもの 10 議長会に関する文書で特に重要なもの 11 議事に関する文書(一の項、二の項又は五の項に該当するものを除く。) 12 委員会に関する文書(一の項、二の項又は五の項に該当するものを除く。) 13 会議録、議案等(一の項、二の項又は五の項に該当するものを除く。) 14 請願・陳情・意見書・決議に関する文書(二の項に該当するものを除く。) 15 各種資料類で重要なもの(二の項に該当するものを除く。) 16 その他五年間保存する必要があると認められる文書 | 五年 |
四 | 1 告示に関する決裁文書 2 契約に関する決裁文書で軽易なもの 3 諮問又は答申に関する文書(二の項に該当するものを除く。) 4 調査又は研究の結果が記録された文書(一の項又は五の項に該当するものを除く。) 5 復命書(三の項又は五の項に該当するものを除く。) 6 職員の研修に関する決裁文書(五の項に該当するものを除く。) 7 図書室に関する文書(一の項、二の項又は五の項に該当するものを除く。) 8 その他三年間保存する必要があると認められる文書 | 三年 |
五 | 1 予算又は決算に関する文書で軽易なもの 2 人事に関する文書で軽易なもの 3 調査又は研究の結果が記録された文書で軽易なもの 4 通知、照会、回答その他これらに類する文書で軽易なもの(特に軽易なものを除く。) 5 復命書で軽易なもの 6 職員の研修に関する決裁文書で軽易なもの 7 事務分掌表 8 月報又は日誌 9 証明に関する決裁文書 10 議長会に関する文書(三の項に該当するものを除く。) 11 議事に関する文書で軽易なもの 12 会議録、議案等で軽易なもの 13 委員会に関する文書で軽易なもの 14 図書室に関する文書で軽易なもの 15 各種資料類(二の項又は三の項に該当するものを除く。) 16 その他一年間保存する必要があると認められる文書 | 一年 |
六 | その他一年以上保存する必要がないと認められる文書 | 一年未満の期間 |
備考
1 「決裁文書」とは、権限を有する者が押印、署名等を行うことにより、その内容を決定し、又は確認した文書をいう。
2 文書に係る事務を分掌し、又は総括する課以外の課においては、この表に定める期間より短期の保存期間とすることができる。
(平23議会規程2・一部改正)
(平23議会規程2・一部改正)
(平23議会規程2・一部改正)
