○徳島県公安委員会公文書管理規則
平成13年12月28日
徳島県公安委員会規則第13号
徳島県公安委員会公文書管理規則を次のように定める。
徳島県公安委員会公文書管理規則
(趣旨)
第1条 この規則は、法令その他別に定めがあるもののほか徳島県公安委員会(以下「公安委員会」という。)が保有する公文書(以下「公安委員会保有公文書」という。)の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 公文書 公安委員会の委員長及び委員が、並びに公安委員会の権限に係る事務に関して徳島県警察の職員が、職務上作成し、又は取得した文書、図画及び写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、これらの者が組織的に用いるものとして、公安委員会及び徳島県警察本部長(以下「本部長」という。)において保有しているものをいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。
(2) 公安委員会保有公文書ファイル管理表 保存期間が1年以上の公安委員会保有公文書を編さんする簿冊を単位として整理した公文書管理のための台帳をいう。
(令4公委規則5・一部改正)
(公安委員会及び本部長の保有する公文書)
第3条 公安委員会保有公文書は、次のとおりとする
(1) 公安委員会の会議録(会議において提出された公文書であって、公安委員会が会議録と併せて保有することが必要と認めたものを含む。)
(2) 警察法(昭和29年法律第162号)第43条の2に規定する監察の指示等に係る公文書
(3) 警察法第79条の苦情の申出及びその処理に係る公文書
(4) 前3号に掲げるもののほか、公安委員会が自ら保有することが必要と認めた公文書
2 前項各号に掲げる公文書以外の公文書は、本部長が保有するものとする。
(平18公委規則6・一部改正)
(公安委員会保有公文書の管理の原則)
第4条 公安委員会保有公文書は、その作成又は取得の年月日が分かるようにしておかなければならない。
2 公安委員会保有公文書は、丁寧に取り扱うとともに、適切に保存し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(公安委員会保有公文書の管理体制)
第5条 徳島県警察本部警務部企画・サイバー警察局総務企画課長(以下「総務企画課長」という。)は、公安委員会の指示に基づき、公安委員会保有公文書の管理に関する事務を総括する。
(令4公委規則5・令5公委規則3・一部改正)
(公安委員会保有公文書の作成)
第6条 次に掲げる場合を除き、原則として、公安委員会の意思決定に当たっては文書(図画及び電磁的記録を含む。以下この条において同じ。)を作成して行わなければならない。ただし、第1号の場合においては、事後に文書を作成しなければならない。
(1) 意思決定と同時に文書を作成することが困難である場合
(2) 処理に係る事案が軽微なものである場合
(公安委員会保有公文書の保存期間)
第7条 公安委員会保有公文書の保存期間は、原則として次のとおりとする。
(1) 第3条第1項第1号に該当する公安委員会保有公文書 10年
(2) 第3条第1項第2号に該当する公安委員会保有公文書 5年
(3) 第3条第1項第3号に該当する公安委員会保有公文書 当該事案の処理後5年
(4) 第3条第1項第4号に該当する公安委員会保有公文書 30年、10年、5年、3年、1年及び1年未満の期間で、その都度、公安委員会が定める期間
2 前項の保存期間は、公安委員会保有公文書が作成され、又は取得された日(以下「公文書作成取得日」という。)の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算するものとする。ただし、公安委員会保有公文書の適切な管理に資すると公安委員会が認める場合は、公文書作成取得日の属する暦年の翌年の1月1日から起算することができる。
3 前項の規定にかかわらず、保存期間が1年未満の公安委員会保有公文書は、公文書作成取得日の翌日から起算するものとする。
(平18公委規則6・平27公委規則5・一部改正)
(公安委員会保有公文書ファイル管理表の作成)
第8条 総務企画課長は、公安委員会の承認を得て、保存期間が1年以上の公安委員会保有公文書を編さんする簿冊について、毎年12月末までに、次の年に使用する公安委員会保有公文書ファイル管理表(別記様式)を作成するものとする。
(平27公委規則5・令4公委規則5・令5公委規則3・一部改正)
(公安委員会保有公文書の保存期間の延長)
第9条 総務企画課長は、職務の遂行上必要があるときは、公安委員会の承認を得て、第7条の保存期間を延長することができる。
(令4公委規則5・令5公委規則3・一部改正)
(公安委員会保有公文書の廃棄)
第10条 公安委員会保有公文書は、その保存期間(保存期間が延長された場合にあっては、延長後の保存期間)が満了したときに、公安委員会の承認を得て、廃棄するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、特別の理由が生じたときは、公安委員会の承認を得て、公安委員会保有公文書の保存期間が満了する前に廃棄することができる。
(1) 現に監査、検査等の対象となっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している審査請求における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して1年間
(4) 現に係属している苦情の申出における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該苦情の申出に対する処理の結果を通知した日の翌日から起算して1年間
(5) 徳島県情報公開条例(平成13年徳島県条例第1号)第6条第1項に規定する公開請求があったもの 同条例第12条各項の決定の日の翌日から起算して1年間
(平18公委規則6・平28公委規則6・令5公委規則5・一部改正)
(補則)
第12条 この規則に定めるもののほか、公安委員会保有公文書の管理に関し必要な事項は、公安委員会の承認を得て、総務企画課長が定める。
(令4公委規則5・令5公委規則3・一部改正)
附則
この規則は、平成14年1月1日から施行する。
附則(平成18年公委規則第6号)
この規則は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成27年公委規則第5号)
この規則は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成28年公委規則第6号)
この規則は，平成28年4月1日から施行する。
附則(令和4年公委規則第5号)
この規則は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年公委規則第3号)
この規則は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年公委規則第5号)
(施行期日)
1 この規則は，令和5年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規則の施行の日(以下「施行日」という。)前に徳島県個人情報保護条例(平成14年徳島県条例第43号。以下「旧条例」という。)の規定に基づき行われた保有個人情報の開示，訂正及び利用停止の請求に係る保有公文書の廃棄の特例については，なお従前の例による。
3 施行日前に旧条例の規定に基づき開示された保有個人情報について施行日以後に請求がされた訂正及び利用停止に係る保有公文書の廃棄の特例については，なお従前の例による。
(平27公委規則5・全改)
