(趣旨)

第1条　この規則は、徳島県公文書等の管理に関する条例(令和5年徳島県条例第17号。以下「条例」という。)第11条第1項の規定に基づき、徳島県公安委員会(以下「公安委員会」という。)が保有する公文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(公文書の種類)

第3条　前条第1号に規定する公文書のうち、公安委員会において保有するもの(以下「公安委員会保有公文書」という。)は、次のとおりとする。

(公安委員会保有公文書の管理体制)

第4条　公安委員会に公安委員会保有公文書の管理に関する事務を総括する総括公文書管理者を置き、徳島県警察本部警務部企画・サイバー警察局総務企画課(以下「総務企画課」という。)公安委員会補佐官をもって充てる。

(文書主義の原則)

第5条　公安委員会の意思決定に当たっては、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書(図画、写真、マイクロフィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。次項において同じ。)を作成しなければならない。

(公安委員会保有公文書の管理の原則)

第6条　公安委員会保有公文書は、その作成又は取得の年月日が分かるようにしておかなければならない。

(文書の収受及び発送)

第7条　公安委員会において収受する文書(次項において「収受公文書」という。)については、総括公文書管理者又は公文書管理者は、速やかに収受の手続を行わなければならない。

(公文書ファイル管理簿の作成及び公表)

第8条　総括公文書管理者は、第6条第2項の規定によりまとめた公文書ファイル(保存期間が1年未満のものを除く。)について、次の各号に掲げる事項を記載した公文書ファイル管理簿(別記様式第6号)を作成しなければならない。

(公安委員会保有公文書の保存期間)

第9条　公安委員会保有公文書の保存期間は、原則として次のとおりとする。

(公安委員会保有公文書の保存期間の延長)

第10条　総括公文書管理者は、次の各号に掲げる公文書ファイルについて、当該各号に定める日が属する会計年度の末日まで保存期間を延長するものとする。

(文書館への移管)

第11条　総括公文書管理者は、公安委員会保有公文書の保存期間(前条の規定により保存期間が延長された場合にあっては、延長後の保存期間)が満了したときの措置(以下「保存期間満了時の措置」という。)として文書館に移管することと定められている公文書ファイルの保存期間が満了したときは、文書館への移管の手続を行うものとする。

(廃棄に係る協議)

第12条　総括公文書管理者は、保存期間満了時の措置として廃棄することと定められている公文書ファイルの保存期間が満了した場合において、当該公文書ファイルを廃棄しようとするときは、公安委員会の承認を得て、廃棄しようとする日の90日以上前までに徳島県立文書館長(以下「文書館長」という。)に協議しなければならない。

(公文書ファイルの廃棄)

第13条　総括公文書管理者は、前条第1項の規定により協議した公文書ファイルについて、文書館長から廃棄することが適当である旨の通知があったときは、公安委員会に報告した上で当該公文書ファイルを廃棄しなければならない。

(点検及び監査)

第14条　総括公文書管理者は、公安委員会保有公文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、点検を行い、その結果を公安委員会に報告しなければならない。

(管理状況の報告)

第15条　総括公文書管理者は、毎年度、公文書ファイル管理簿の記載状況その他の公安委員会保有公文書の管理の状況について公安委員会の承認を得て知事に報告しなければならない。

(研修)

第16条　総括公文書管理者は、公文書管理者及び関係職員に対し、公文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技術を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。

(補則)

第17条　この規則に定めるもののほか、公安委員会保有公文書の管理に関し必要な事項は、本部長が定める公文書管理規程を準用する。