2　課の責任者は課の副課長(副課長の置かれていない課にあっては、課長(課の長をいう。以下同じ。)の指定する課長補佐)をもって充て、課の担当者は課長の指定する者とする。

3　総合管理推進センターの責任者及び担当者は、それぞれ所長(総合管理推進センターの長をいう。以下同じ。)が指名する者とする。

4　責任者は、課長又は所長の命を受けて、課又は総合管理推進センターにおける次に掲げる事務を処理する。

5　担当者は、責任者の指示を受けて、前項各号に掲げる事務を補助する。

2　次の各号に掲げる文書には、それぞれ当該各号に定めるところにより、記号を付けるものとする。

3　前項に掲げる文書のうち、秘密に属する文書には、同項の規定により付けられた記号の次に「秘」と付けるものとする。

4　次の各号に掲げる文書には、それぞれ当該各号に定めるところにより、番号を付けるものとする。

5　第二項及び前項の規定にかかわらず、記号若しくは番号を付けることが適当でないと認められる文書又は軽易な文書には、これを省略することができる。

2　第五条第五号の規定により転送された電子文書及び課に直接到着した電子文書は、課の分掌に属するものであることを確認の上、軽易なものを除き、電子文書のファイル名に収受した年月日を追記しなければならない。

3　前二項の文書は、定例的又は軽易なものを除き、直ちに課長の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる事案に係る立案は、電子決裁・文書管理システムに文書件名等(文案及び事案の処理に必要な書類を除く。)を登録する方法により作成した立案用紙(様式第七号)によってすることができる。

3　前二項の規定にかかわらず、次に掲げる事案に係る立案は、それぞれ当該各号に定める方法により行うことができる。

2　前項の場合において、他の課に回議しなければならないものについては、主務課における回議を経た後、他の課に回議しなければならない。

3　前二項の規定により立案文書を回議するときは、電子決裁・文書管理システムを利用して行わなければならない。ただし、第九条第二項及び第三項に規定する方法により立案する場合は、この限りでない。

4　前項本文の場合において、登録が困難な書類があるときは、同項本文の規定にかかわらず、経営企画戦略課長が別に定める方法により、当該登録が困難な書類を回議しなければならない。

5　至急処理を要する立案文書を回議するときは、第九条第一項の規定による立案に係る立案文書にあっては電子決裁・文書管理システムの所定の欄にその旨を登録し、同条第二項及び第三項の規定による立案に係る立案文書にあっては当該立案文書の左上欄に、その旨を記入した付せんを貼り付けなければならない。

6　第九条第二項及び第三項の規定による立案に係る立案文書のうち即時処理を要する立案文書、説明を要する立案文書又は特に重要な立案文書は、立案者又は課長の指定する者が自ら持ち回って、回議しなければならない。

7　第九条第二項及び第三項の規定による立案に係る立案文書のうち秘密に属する立案文書は、袋に入れて回議し、その取扱いに特に注意しなければならない。

2　前項の立案文書について異議がある場合は、立案者と協議しなければならない。ただし、立案者が不在の場合又は異議に係る事項が軽微である場合は、第九条第一項の規定による立案に係る立案文書にあっては電子決裁・文書管理システムの所定の欄に意見を登録し、同条第二項及び第三項の規定による立案に係る立案文書にあっては付せんに意見を記述して、当該立案文書の欄外に貼り付けることができる。

2　告示に係る立案文書(登録例文に係るものを除く。)については、第十四条第一項及び第二項の規定による回議を経た後、経営企画戦略課長へ回議し、その審査を受けなければならない。

2　浄書した文書で公印を押印したものは、原議書と契印で割印しなければならない。ただし、第九条第一項の規定による立案に係る浄書した文書については、この限りでない。

3　第一項ただし書の規定により公印の押印を省略する文書には、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

4　浄書した電子文書のうち電子署名を行うことが必要とされるものには、経営企画戦略課長が別に定めるところにより、電子署名を行わなければならない。

2　文書を発送する者は、次の各号に掲げる立案の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める処理を行わなければならない。

3　公印を押印しない文書(次項に規定する電子文書を除く。)の発送については、経営企画戦略課長が別に定めるところにより、次に掲げるいずれかの方法によることができる。

4　前条第四項の規定により電子署名を行った電子文書の発送については、当該電子文書の送受信を行うために整備された電子情報処理組織を利用して行うものとする。

2　主務課長は、前項の規定により作成したファイル管理表を変更する必要が生じたときは、電子決裁・文書管理システムにより修正するものとする。

2　文書(電磁的記録を除く。以下この項において同じ。)は、主務課において保存のため整理し、保存期間が一年以上の文書については、ファイル管理表の第三分類又は第四分類及び年度(年度により難いものについては、暦年)ごとに簿冊とし、その背表紙に、簿冊の単位とした分類を表示し、保存期間が五年以上の文書の簿冊については、文書保存用紙(様式第九号)に所要事項を記入して貼り付けるものとする。

2　主務課長は、前項の規定により三十年保存文書目録を作成したときは、速やかに、その写しを経営企画戦略課長に送付しなければならない。

2　主務課長は、前項の規定により文書の引継ぎをする場合は、システム完結電子文書にあっては、電子決裁・文書管理システム及び文書引継書(様式第十一号)により、システム完結電子文書以外の文書にあっては文書引継書により、経営企画戦略課長に引き継がなければならない。この場合において、引継ぎをする文書のうち保存期間が三十年のものについては、三十年保存文書目録を添付しなければならない。

3　保存期間が三年以下の文書は、主務課において保存しなければならない。

2　借り受けた保存文書は、いかなる理由があっても、抜取り、訂正等をし、又は他人に貸与してはならない。

3　借り受けた保存文書を汚損し、又は亡失した場合は、直ちに経営企画戦略課長に届け出て、その指示を受けなければならない。

4　経営企画戦略課長は、貸し出した保存文書の返還を受けた場合は、保存文書貸出カードに返還年月日を記入するものとする。

2　主務課長は、その保存する文書について保存期間が満了したときは、保存期間を延長する必要があるかどうかを確認しなければならない。

3　主務課長は、保存期間が五年以上の文書について、保存期間が満了する前に廃棄しようとするときは、経営企画戦略課長に協議しなければならない。

4　経営企画戦略課長又は主務課長は、廃棄しようとする文書の保存期間が五年以上であるときは、廃棄文書目録(様式第十三号)を作成し、徳島県立文書館長(以下「文書館長」という。)に送付しなければならない。

5　主務課長は、前項の廃棄文書目録に基づき文書館長から歴史的文化的価値を有する文書の選別について協議を求められた場合は、これに応じなければならない。

6　経営企画戦略課長又は主務課長は、前項の協議の結果歴史的文化的価値を有するものとして選別された文書については、速やかに、文書館長に引き渡さなければならない。

7　経営企画戦略課長又は主務課長は、前項の規定により文書館長に引き渡すものを除き、その保存する文書を廃棄するものとし、廃棄に当たっては、廃棄する文書が不正に使用されることがないよう、廃棄の方法について十分留意しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる事案に係る立案は、電子決裁・文書管理システムに文書件名等(文案及び事案の処理に必要な書類を除く。)を登録する方法により作成した立案用紙によってすることができる。

3　前二項の規定にかかわらず、次に掲げる事案に係る立案は、それぞれ当該各号に定める方法により行うことができる。

2　前項の規定により立案文書を回議するときは、電子決裁・文書管理システムを利用して行わなければならない。ただし、第三十六条第二項及び第三項に規定する方法により立案する場合は、この限りでない。

3　前項本文の場合において、登録が困難な書類があるときは、同項本文の規定にかかわらず、経営企画戦略課長が別に定める方法により、当該登録が困難な書類を回議しなければならない。

4　至急処理を要する立案文書を回議するときは、第三十六条第一項の規定による立案に係る立案文書にあっては電子決裁・文書管理システムの所定の欄にその旨を登録し、同条第二項及び第三項の規定による立案に係る立案文書にあっては当該立案文書の左上欄に、その旨を記入した付せんを貼り付けなければならない。

5　第三十六条第二項及び第三項の規定による立案に係る立案文書のうち即時処理を要する立案文書、説明を要する立案文書又は特に重要な立案文書は、立案者又は上司の指定する者が自ら持ち回って、回議しなければならない。

6　第三十六条第二項及び第三項の規定による立案に係る立案文書のうち秘密に属する立案文書は、袋に入れて回議し、その取扱いに特に注意しなければならない。

2　前項の立案文書について異議がある場合は、立案者と協議しなければならない。ただし、立案者が不在の場合又は異議に係る事項が軽微である場合は、第三十六条第一項の規定による立案に係る立案文書にあっては電子決裁・文書管理システムの所定の欄に意見を登録し、同条第二項及び第三項の規定による立案に係る立案文書にあっては付せんに意見を記述して、当該立案文書の欄外に貼り付けることができる。

2　浄書した文書で公印を押印したものは、原議書と契印で割印しなければならない。ただし、第三十六条第一項の規定による立案に係る浄書した文書については、この限りでない。

3　第一項ただし書の規定により公印の押印を省略する文書には、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

4　浄書した電子文書のうち電子署名を行うことが必要とされるものには、経営企画戦略課長が別に定めるところにより、電子署名を行わなければならない。

2　公印を押印しない文書(次項に規定する電子文書を除く。)の発送については、経営企画戦略課長が別に定めるところにより、次に掲げるいずれかの方法によることができる。

3　前条第四項の規定により電子署名を行った電子文書の発送については、当該電子文書の送受信を行うために整備された電子情報処理組織を利用して行うものとする。

2　所長は、前項の規定により作成したファイル管理表を変更する必要が生じたときは、電子決裁・文書管理システムにより修正するものとする。

2　文書(電磁的記録を除く。以下この項において同じ。)は、総合管理推進センターにおいて保存のため整理し、保存期間が一年以上の文書については、ファイル管理表の第三分類又は第四分類及び年度(年度により難いものについては、暦年)ごとに簿冊とし、その背表紙に、簿冊の単位とした分類を表示し、保存期間が五年以上の文書の簿冊については、文書保存用紙に所要事項を記入して貼り付けるものとする。

2　所長は、前項の規定により三十年保存文書目録を作成したときは、速やかに、その写しを経営企画戦略課長に送付しなければならない。

2　所長は、廃棄しようとする文書の保存期間が五年以上であるときは、廃棄文書目録を作成し、文書館長に送付しなければならない。

3　所長は、前項の廃棄文書目録に基づき文書館長から歴史的文化的価値を有する文書の選別について協議を求められた場合は、これに応じなければならない。

4　所長は、前項の協議の結果歴史的文化的価値を有するものとして選別された文書については、速やかに、文書館長に引き渡さなければならない。

5　所長は、前項の規定により文書館長に引き渡すものを除き、その保存する文書を廃棄するものとし、廃棄に当たっては、廃棄する文書が不正に使用されることがないよう、廃棄の方法について十分留意しなければならない。

1　この訓令は、公布の日から施行する。

2　この訓令による改正後のそれぞれの訓令の様式に相当するこの訓令による改正前のそれぞれの訓令に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができるものとする。

この訓令は、平成二十四年四月一日から施行する。

1　この訓令は、平成二十五年四月一日から施行する。

2　この訓令による改正後のそれぞれの訓令の様式に相当するこの訓令による改正前のそれぞれの訓令に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができるものとする。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成二十八年四月一日から施行する。

この訓令は、平成二十九年四月一日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行し、改正後の徳島県企業局訓令第二号の訓令は、平成三十年四月一日から適用する。

この訓令は、平成三十一年五月一日から施行する。

この訓令は、令和二年四月一日から施行する。

1　この訓令は、令和三年四月一日から施行する。

2　改正後の徳島県企業局文書規程の様式に相当する改正前の徳島県企業局文書規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができるものとする。

(施行期日)

1　この訓令は、令和三年七月一日から施行する。

(経過措置)

2　改正後の第七条及び第三十二条の規定のうち電子文書に係る部分は、この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)以後に収受する電子文書について適用し、施行日前に収受した電子文書については、なお従前の例による。

3　改正後の徳島県企業局文書規程の規定中文書の立案、回議及び発送に係る部分は、施行日以後に立案する文書について適用し、施行日前に立案した文書については、なお従前の例による。

4　改正後の第二十二条及び第四十五条の規定は、第一項ただし書に規定する改正規定の施行の日以後に立案する文書について適用し、同日前に立案した文書については、なお従前の例による。