(目的)

第一条　この条例は、県及び地方独立行政法人等の諸活動及び歴史的事実の記録である公文書等が、健全な民主主義の根幹を支える県民共有の知的資源として、県民が主体的に利用し得るものであることに鑑み、公文書等の管理に関する基本的事項を定めること等により、公文書の適正な管理、歴史公文書等の適切な保存及び利用等を図り、もって県政が適正かつ効率的に運営されるようにするとともに、県及び地方独立行政法人等の諸活動について現在及び将来の県民に説明する責務が全うされるようにすることを目的とする。

(定義)

第二条　この条例において「実施機関」とは、知事、議会、教育委員会、選挙管理委員会、人事委員会、監査委員、公安委員会、警察本部長、労働委員会、収用委員会、海区漁業調整委員会、内水面漁場管理委員会、公営企業管理者及び病院事業管理者並びに県が設立した地方独立行政法人(地方独立行政法人法(平成十五年法律第百十八号)第二条第一項に規定する地方独立行政法人をいう。以下同じ。)並びに徳島県住宅供給公社及び徳島県土地開発公社(以下「公社」という。)をいう。

(法令又は他の条例との関係)

第三条　公文書等の管理については、法令又は他の条例に特別の定めがある場合を除くほか、この条例の定めるところによる。

第四条　実施機関の職員は、第一条の目的の達成に資するため、当該実施機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該実施機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。

(整理)

第五条　実施機関の職員が公文書を作成し、又は取得したときは、当該実施機関は、第十一条第一項に規定する公文書管理規程(以下この条及び第七条において「公文書管理規程」という。)で定めるところにより、当該公文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。

(保存)

第六条　実施機関は、公文書ファイル等について、当該公文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、その内容、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。

(公文書ファイル管理簿)

第七条　実施機関は、公文書ファイル等の管理を適切に行うため、公文書管理規程で定めるところにより、公文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置、保存場所その他の必要な事項(徳島県情報公開条例(平成十三年徳島県条例第一号。以下「情報公開条例」という。)第八条に規定する非公開情報に該当するものを除く。)を帳簿(以下「公文書ファイル管理簿」という。)に記載しなければならない。ただし、公文書管理規程で定める期間未満の保存期間が設定された公文書ファイル等については、この限りでない。

(移管又は廃棄)

第八条　実施機関は、保存期間が満了した公文書ファイル等について、第五条第五項の規定による定めに基づき、文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。

(管理状況の報告等)

第九条　実施機関は、公文書ファイル管理簿の記載状況その他の公文書の管理の状況について、毎年度、知事に報告しなければならない。

(電子情報システムの利用)

第十条　実施機関は、公文書の管理を効率的に行うため、電子情報システム(電子計算機を使用して公文書の管理に関する事務の処理を行う情報システムをいう。)の利用に努めなければならない。

(公文書管理規程)

第十一条　実施機関は、公文書の管理が第四条から前条までの規定に基づき適正に行われることを確保するため、公文書の管理に関する定め(以下この条において「公文書管理規程」という。)を設けなければならない。

(特定歴史公文書等の保存等)

第十二条　知事は、特定歴史公文書等について、第二十七条の規定により廃棄されるに至る場合を除き、文書館において永久に保存しなければならない。

(特定歴史公文書等の利用請求及びその取扱い)

第十三条　知事は、特定歴史公文書等について前条第四項の目録の記載に従い利用の請求があった場合は、次に掲げる場合を除き、これを利用させなければならない。

(本人情報の取扱い)

第十四条　知事は、前条第一項第一号イの規定にかかわらず、同号イに掲げる情報により識別される特定の個人(以下この条において「本人」という。)から、当該情報が記録されている特定歴史公文書等について利用請求があった場合において、規則で定めるところにより本人であることを示す書類の提示又は提出があったときは、本人の生命、健康、生活又は財産を害するおそれがある情報が記録されている場合を除き、当該特定歴史公文書等につき本人に関する同号イに掲げる情報が記録されている部分についても、利用させなければならない。

(利用請求の方法)

第十五条　利用請求をしようとするものは、次に掲げる事項を記載した書面(以下「請求書」という。)を知事に提出しなければならない。

(利用請求に対する決定等)

第十六条　知事は、利用請求に係る特定歴史公文書等の全部又は一部を利用させるときは、その旨の決定をし、利用請求者に対し、その旨及び特定歴史公文書等の利用に関し規則で定める事項を書面により通知しなければならない。

(利用決定等の期限)

第十七条　前条各項の決定(以下「利用決定等」という。)は、請求書が提出された日から起算して三十日以内にしなければならない。ただし、第十五条第二項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。

(利用決定等の期限の特例)

第十八条　利用請求に係る特定歴史公文書等が著しく大量であるため、請求書が提出された日から起算して六十日以内にその全てについて利用決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、前条の規定にかかわらず、知事は、利用請求に係る特定歴史公文書等のうちの相当の部分につき当該期間内に利用決定等をし、残りの特定歴史公文書等については、相当の期間内に利用決定等をすれば足りる。この場合において、知事は、同条第一項に規定する期間内に、利用請求者に対し、次に掲げる事項を書面により通知しなければならない。

(第三者に対する意見書提出の機会の付与等)

第十九条　利用請求に係る特定歴史公文書等に県、国、公文書等の管理に関する法律(平成二十一年法律第六十六号)第二条第二項に規定する独立行政法人等、他の地方公共団体、地方独立行政法人、公社及び利用請求者以外のもの(以下「第三者」という。)に関する情報が記録されている場合には、知事は、利用決定等をするに当たって、当該情報に係る第三者に対し、利用請求に係る特定歴史公文書等の名称その他規則で定める事項を通知して、意見書を提出する機会を与えることができる。

(利用の方法)

第二十条　知事が特定歴史公文書等を利用させる場合には、文書、図画、写真及びマイクロフィルムについては閲覧又は写しの交付の方法により、電磁的記録についてはその種別、情報化の進展状況等を勘案して規則で定める方法により行う。ただし、閲覧の方法により特定歴史公文書等を利用させる場合にあっては、当該特定歴史公文書等の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときに限り、その写しを閲覧させる方法により、これを利用させることができる。

(費用負担)

第二十一条　利用請求に係る特定歴史公文書等(前条ただし書の写しを含む。)の写しの交付を受けるものは、当該写しの交付に要する費用を負担しなければならない。

(審理員による審理手続に関する規定の適用除外)

第二十二条　利用決定等又は利用請求に係る不作為に係る審査請求については、行政不服審査法(平成二十六年法律第六十八号)第九条第一項本文の規定は、適用しない。

(審査請求に係る諮問)

第二十三条　利用決定等又は利用請求に係る不作為について審査請求があったときは、知事は、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、徳島県情報公開・個人情報保護審査会設置条例(令和五年徳島県条例第十六号)第一条第一項に規定する徳島県情報公開・個人情報保護審査会に諮問しなければならない。

(第三者からの審査請求を棄却する場合等における手続)

第二十四条　第十九条第四項の規定は、次の各号のいずれかに該当する裁決をする場合について準用する。

(利用の促進)

第二十五条　知事は、特定歴史公文書等(第十三条の規定により利用させることができるものに限る。)について、展示その他の方法により積極的に一般の利用に供するよう努めなければならない。

(移管元実施機関による利用の特例)

第二十六条　特定歴史公文書等を移管した実施機関が知事に対してそれぞれその所掌事務又は業務を遂行するために必要であるとして当該特定歴史公文書等について利用請求をした場合には、第十三条第一項第一号及び第二号の規定は、適用しない。

(特定歴史公文書等の廃棄)

第二十七条　知事は、特定歴史公文書等として保存されている文書が歴史的文化的価値を有する資料でなくなったと認める場合には、当該文書を廃棄することができる。

(保存及び利用の状況の公表)

第二十八条　知事は、特定歴史公文書等の保存及び利用の状況について、毎年度、その概要を公表しなければならない。

(委任)

第二十九条　この章に定めるもののほか、特定歴史公文書等の保存、利用等に関し必要な事項は、規則で定める。

(刑事訴訟に関する書類等の取扱い)

第三十条　刑事訴訟法(昭和二十三年法律第百三十一号)第五十三条の二第三項に規定する訴訟に関する書類(以下この条において「刑事訴訟に関する書類」という。)については、第二章の規定は、適用しない。

(出資法人の文書管理)

第三十一条　県が資本金、基本金その他これらに準ずるものを出資している法人(県が設立した地方独立行政法人及び公社を除く。)のうち規則で定める法人は、この条例の趣旨にのっとり、その保有する文書の適正な管理を行うため必要な措置を講ずるよう努めるものとする。

(指定管理者の文書管理)

第三十二条　県が設置する公の施設(地方自治法(昭和二十二年法律第六十七号)第二百四十四条第一項に規定する公の施設をいう。以下同じ。)を管理する指定管理者(同法第二百四十四条の二第三項に規定する指定管理者をいう。以下同じ。)は、この条例の趣旨にのっとり、その保有する当該公の施設の管理に関する文書の適正な管理を行うため必要な措置を講じなければならない。

(研修)

第三十三条　実施機関は、当該実施機関の職員に対し、公文書等の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行うものとする。

(委任)

第三十四条　この条例に定めるもののほか、この条例の施行に関し必要な事項は、規則で定める。