2　前項に定めるもののほか、この規程において使用する用語は、条例において使用する用語の例による。

2　所属(課等及び本部等をいう。以下同じ。)の長(以下「所属長」という。)は、当該所属における公文書の管理に関する事務を総括する。

2　課等の責任者は課の副課長をもって充て、課等の担当者は当該課等の長の指定する者とする。

3　本部等の責任者及び担当者は、それぞれ当該本部等の長が指名する者とする。

4　責任者は、所属長の命を受けて、所属における次に掲げる事務を処理する。

5　担当者は、責任者の指示を受けて、前項各号に掲げる事務を補助する。

2　次の各号に掲げる公文書には、それぞれ当該各号に定めるところにより、記号を付するものとする。

3　前項第二号又は第三号に掲げる公文書のうち、秘密に属する公文書には、同項第二号又は第三号の規定により付された記号の次に「秘」と付するものとする。

4　次の各号に掲げる公文書には、それぞれ当該各号に定めるところにより、番号を付するものとする。

5　前項第二号に掲げる公文書について、電子決裁・文書管理システムにより番号を付することが困難である場合は、当該公文書については、同項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる公文書の区分に応じ、それぞれ当該各号に定めるところにより、番号を付するものとする。ただし、課等、本部、東部各局、センター等又は総合県民局の長が別に定めるものについては、この限りでない。

6　第二項及び前二項の規定にかかわらず、記号若しくは番号を付することが適当でないと認められる公文書又は軽易な公文書には、これを省略することができる。

2　第七条第一号又は第二号の規定により配布された紙文書及び課等に直接到着した紙文書(前項の規定により回付し、又は返付したものを除く。)並びに前項の規定により回付された紙文書は、同号の規定により県収受印が押印されたもの及び軽易なものを除き、主務課等の収受印を押印しなければならない。

3　前項の紙文書は、定例的又は軽易なものを除き、直ちに課等の長その他上位の職にある者の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。

2　前項の規定により受領した電子文書のうち、当該課等の分掌に属さないものは、直ちに主務課等に転送し、又は記録媒体を回付しなければならない。

3　第一項の規定により受領した電子文書(前項の規定により転送し、又は記録媒体を回付したものを除く。)及び前項の規定により転送され、又は記録媒体を回付された電子文書は、軽易なものを除き、そのファイル名に収受した日を追記し、又は記録媒体に収受した日を物理的方法により記入しなければならない。

4　前条第三項の規定は、前項の電子文書について準用する。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる事案に係る立案は、電子決裁・文書管理システムに文書件名等(文案及び事案の処理に必要な書類を除く。)を登録する方法により作成した立案用紙(様式第五号)によってすることができる。

3　前二項の規定にかかわらず、次に掲げる事案に係る立案は、それぞれ当該各号に定める方法により行うことができる。

2　前項の場合において、他の所属又は実施機関に回議しなければならないものについては、主務課等における回議を経た後、他の所属又は実施機関に回議しなければならない。

3　前二項の規定により立案文書を回議するときは、電子決裁・文書管理システムを利用して行わなければならない。ただし、第十二条第二項又は第三項に規定する方法により立案する場合は、この限りでない。

4　前項本文の場合において、登録が困難な書類があるときは、同項本文の規定にかかわらず、法制文書課長が別に定める方法により、当該登録が困難な書類を回議しなければならない。

5　至急処理を要する立案文書を回議するときは、第十二条第一項の規定による立案に係る立案文書にあっては電子決裁・文書管理システムの所定の欄にその旨を登録し、同条第二項又は第三項の規定による立案に係る立案文書にあっては当該立案文書の左上欄にその旨を記入した付箋を貼り付けなければならない。

6　第十二条第二項又は第三項の規定による立案に係る立案文書のうち、即時処理を要する立案文書、説明を要する立案文書又は特に重要な立案文書は、立案者又は課等の長の指定する者が自ら持ち回って、回議しなければならない。

7　第十二条第二項又は第三項の規定による立案に係る立案文書のうち秘密に属する立案文書は、袋に入れて回議し、その取扱いに特に注意しなければならない。

2　前項の立案文書について異議がある場合は、立案者と協議しなければならない。ただし、立案者が不在の場合又は異議に係る事項が軽微である場合は、第十二条第一項の規定による立案に係る立案文書にあっては電子決裁・文書管理システムの所定の欄に意見を登録し、同条第二項又は第三項の規定による立案に係る立案文書にあっては付箋に意見を記述して、当該立案文書の欄外に貼り付けることができる。

2　告示に係る立案文書(登録例文に係るものを除く。)については、第十七条第一項及び第二項の規定による回議を経た後、法制文書課長(特に重要な告示にあっては、法制文書課長及び監察局長)へ回議し、その審査を受けなければならない。

2　浄書した紙文書で公印を押印したものは、原議書と契印で割印しなければならない。ただし、第十二条第一項の規定による立案に係る浄書した紙文書については、この限りでない。

3　第一項ただし書の規定により公印の押印を省略する紙文書には、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。ただし、次に掲げる紙文書については、この限りでない。

4　浄書した電子文書のうち電子署名(電子署名及び認証業務に関する法律(平成十二年法律第百二号)第二条第一項に規定する電子署名をいう。以下同じ。)を行うことが必要とされるものには、法制文書課長が別に定めるところにより、電子署名を行わなければならない。

2　公文書を発送する者は、次の各号に掲げる立案の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める処理を行わなければならない。

3　公印を押印しない公文書(次項に規定する電子文書を除く。)の発送については、法制文書課長が別に定めるところにより、次に掲げるいずれかの方法によることができる。

4　前条第四項の規定により電子署名を行った電子文書の発送については、電子メールによる送信その他の電気通信回線を用いる方法により行うものとする。

2　主務課等の長は、前項の規定により登録した公文書ファイル管理情報を変更する必要が生じたときは、電子決裁・文書管理システムにより修正するものとする。

2　紙文書は、主務課等において保存のため整理し、公文書ファイル管理情報の分類及び保存期間が満了したときの文書館への移管又は廃棄の措置の別並びに年度(年度により難いものについては、暦年)ごとに公文書ファイルにまとめ、その背表紙に文書保存用紙(様式第六号)に所要事項を記入して貼り付けるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、常時使用する公文書については、保存期間を常用と設定し、必要な期間保存することができる。

3　前二項の規定は、法令に別段の定めのあるものについては、適用しない。

4　第一項の保存期間の起算日は、保存期間が一年以上の公文書にあっては当該公文書が作成され、又は取得された日の属する年度の翌年度の四月一日とし、保存期間が一年未満の公文書にあっては当該公文書が作成され、又は取得された日とする。

5　公文書ファイルの保存期間は、当該公文書ファイルにまとめられた公文書の保存期間とする。

6　前項の保存期間の起算日は、保存期間が一年以上の公文書ファイルにあっては公文書を公文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の四月一日とし、保存期間が一年未満の公文書ファイルにあってはファイル作成日とする。

2　主務課等の長は、前項の規定により公文書ファイル管理簿を作成したときは、速やかに法制文書課長に送付しなければならない。

3　法制文書課長は、前項の規定により送付された公文書ファイル管理簿を、県庁ふれあいセンターに備え置いて一般の閲覧に供するとともに、インターネットを利用する方法により公表しなければならない。

2　前項の規定による管理権限の引継ぎは、電子決裁・文書管理システムにより行うものとする。ただし、紙文書をまとめた公文書ファイルその他の電子決裁・文書管理システムにより管理権限の引継ぎを行うことができない公文書ファイルについては、法制文書課長が別に定める方法によるものとする。

2　主務課等の長は、当該主務課等において保存することとされた保存公文書ファイルについて、法制文書課長の指示に従い、これを適切に保存しなければならない。

2　前項の規定による申出を受けた法制文書課長は、当該申出が適当であると認めたときは、電子決裁・文書管理システムにより当該保存公文書ファイルの公文書ファイル管理情報を変更してその保存期間を延長するとともに、公文書ファイル管理簿の当該保存公文書ファイルに係る保存期間及び保存期間の満了する日を修正するものとする。

3　主務課等の長は、当該主務課等において保存する保存公文書ファイルについて前項の規定により保存期間が延長されたときは、法制文書課長の指示に従い、当該保存公文書ファイルの背表紙に文書保存用紙を再度作成して貼り付けなければならない。

2　主務課等の長は、当該主務課等において保存する保存公文書ファイルが前項の規定により文書館に移管されるときは、法制文書課長の指示に従い、速やかに、当該保存公文書ファイルを文書館長に引き渡さなければならない。

3　主務課等の長は、第一項の規定により文書館に移管される保存公文書ファイルについて、条例第十三条第一項第一号に掲げる場合に該当するものとして文書館において利用の制限を行うこと(以下「利用制限の実施」という。)が適当であると認める場合には、法制文書課長を経由して、徳島県公文書等の管理に関する条例施行規則(令和五年徳島県規則第四十二号。以下「規則」という。)第五条の特定歴史公文書等の利用制限に係る意見書(以下「意見書」という。)を文書館長に提出しなければならない。

2　法制文書課長は、前項の規定により協議しようとするときは、あらかじめ、廃棄しようとする保存公文書ファイルについて記載された公文書ファイル管理簿を文書館長に送付しなければならない。

3　法制文書課長は、第一項の規定により協議した保存公文書ファイルについて、文書館長から移管するよう求めがあったときは、主務課等の長にその旨を通知し、電子決裁・文書管理システムにより当該保存公文書ファイルの公文書ファイル管理情報における保存期間が満了したときの措置の定めを変更するとともに、当該保存公文書ファイルを文書館に移管しなければならない。

4　主務課等の長は、当該主務課等において保存する保存公文書ファイルが前項の規定により文書館に移管されるときは、法制文書課長の指示に従い、当該保存公文書ファイルの背表紙に文書保存用紙を再度作成して貼り付け、速やかに、これを文書館長に引き渡さなければならない。

5　主務課等の長は、第三項の規定により文書館に移管される保存公文書ファイルについて、利用制限の実施が適当であると認める場合には、法制文書課長を経由して、意見書を文書館長に提出しなければならない。

2　主務課等の長は、前項の規定により法制文書課長から保存公文書ファイルの廃棄を指示されたときは、速やかに、当該保存公文書ファイルを廃棄しなければならない。

3　主務課等の長は、保存期間が一年未満の公文書ファイルについて、その保存期間が満了したときは、法制文書課長と協議の上これを廃棄するものとする。

4　法制文書課長又は主務課等の長は、前三項の規定により廃棄を行うに当たっては、当該廃棄を行う公文書ファイルが不正に使用されることがないよう十分に留意してこれを行うとともに、個人情報その他の非公開情報の漏えいの防止のために必要な措置を講じなければならない。

2　責任者は、公文書ファイルについて紛失等が発生した場合には、速やかに公文書ファイルの紛失等による被害の拡大の防止等のために必要な措置を講ずるとともに、主務課等の長及び法制文書課長に報告しなければならない。

2　前項の紙文書は、定例的又は軽易なものを除き、直ちに本部等の長その他上位の職にある者の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。

2　法制文書課長は、公文書の管理状況について、少なくとも毎年度一回、監査を行い、その結果を監察統括監に報告するものとする。

3　法制文書課長は、前二項の規定による点検又は監査の結果を踏まえ、公文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。

2　所属長は、前項の研修に職員を積極的に参加させなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、令和六年四月一日から施行する。ただし、次項の規定は、令和五年十月十七日から施行する。

(準備行為)

2　公文書ファイル管理情報の登録その他この訓令を施行するために必要な準備行為は、この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)前においても行うことができる。

(経過措置)

3　改正後の徳島県公文書管理規程(以下「新規程」という。)の規定中公文書の収受等に係る部分は、施行日以後に受領する公文書について適用し、施行日前に受領した公文書については、なお従前の例による。

4　新規程の規定中公文書の整理、保存及び移管又は廃棄に係る部分は、施行日以後に作成し、又は取得する公文書について適用し、施行日前に作成し、又は取得した公文書については、なお従前の例による。

5　新規程の様式に相当する改正前の徳島県文書規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができるものとする。

(徳島県公印規程の一部改正)

6　徳島県公印規程の一部を次のように改正する。