2　前項に定めるもののほか、この規程において使用する用語は、条例において使用する用語の例による。

2　課長は、当該課における公文書の管理に関する事務を総括する。

2　課の責任者は課の副課長をもって充て、課の担当者は課長の指定する者とする。

3　責任者は、課長の命を受けて、当該課における次に掲げる事務を処理する。

4　担当者は、責任者の指示を受けて、前項各号に掲げる事務を補助する。

2　前項の規定により受領した電子文書のうち、当該課の分掌に属さないものは、直ちに主務課に転送し、又は記録媒体を回付しなければならない。

3　第一項の規定により受領した電子文書(前項の規定により転送し、又は記録媒体を回付したものを除く。)及び前項の規定により転送され、又は記録媒体を回付された電子文書は、軽易なものを除き、そのファイル名に収受した日を追記し、又は記録媒体に収受した日を物理的方法により記入しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、秘密に属する事案である等の理由により電子決裁・文書管理システムに文案を登録することが適当でないと主務課長が認める事案に係る立案は、電子決裁・文書管理システムに文書件名等(文案及び事案の処理に必要な書類を除く。)を登録する方法により作成した立案用紙(様式第二号)によってすることができる。

3　前二項の規定にかかわらず、軽易な事案に係る立案については、収受した公文書の余白又は主務課長が定めた帳票を用いて処理することができる。

2　至急処理を要する立案文書を回議するときは、第十一条第一項の規定による立案に係る立案文書にあっては電子決裁・文書管理システムの所定の欄にその旨を登録し、同条第二項又は第三項の規定による立案に係る立案文書にあっては当該立案文書の左上欄にその旨を記入した付箋を貼り付けなければならない。

3　第十一条第二項又は第三項の規定による立案に係る立案文書のうち、即時処理を要する立案文書、説明を要する立案文書又は特に重要な立案文書は、立案者が自ら持ち回って、回議しなければならない。

4　第十一条第二項の規定による立案に係る立案文書のうち秘密に属する立案文書は、その欄外上部に「秘」と朱書し、主務課長又は特に命を受けた者が持ち回り、又は秘扱用の回議袋に入れて回議し、その取扱いに特に注意しなければならない。

2　浄書した紙文書で公印を押印したものは、原議書と契印で割印しなければならない。ただし、第十一条第一項の規定による立案に係る浄書した紙文書には、契印を押印することを要しない。

2　課長は、前項の規定により登録した公文書ファイル管理情報を変更する必要が生じたときは、電子決裁・文書管理システムにより修正するものとする。

2　紙文書は、主務課において保存のため整理し、公文書ファイル管理情報の分類及び保存期間が満了したときの文書館への移管又は廃棄の措置の別並びに年度(年度により難いものについては、暦年)ごとに公文書ファイルにまとめ、その背表紙に文書保存用紙(様式第三号)に所要事項を記入して貼り付けるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、常時使用する公文書については、保存期間を常用と設定し、必要な期間保存することができる。

3　前二項の規定は、法令に別段の定めのあるものについては、適用しない。

4　第一項の保存期間の起算日は、保存期間が一年以上の公文書にあっては当該公文書が作成され、又は取得された日の属する年度の翌年度の四月一日とし、保存期間が一年未満の公文書にあっては当該公文書が作成され、又は取得された日とする。

5　公文書ファイルの保存期間は、当該公文書ファイルにまとめられた公文書の保存期間とする。

6　前項の保存期間の起算日は、保存期間が一年以上の公文書ファイルにあっては公文書を公文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の四月一日とし、保存期間が一年未満の公文書ファイルにあってはファイル作成日とする。

2　局長は、公文書ファイル管理簿を、県庁ふれあいセンターに備え置いて一般の閲覧に供するとともに、インターネットを利用する方法により公表しなければならない。

2　課長は、前項の規定により保存公文書ファイルの保存期間を延長するときは、電子決裁・文書管理システムにより当該保存公文書ファイルの公文書ファイル管理情報を変更するとともに、公文書ファイル管理簿の当該保存公文書ファイルに係る保存期間及び保存期間の満了する日を修正するものとする。

3　課長は、紙文書に係る保存公文書ファイルについて第一項の規定により保存期間を延長したときは、当該保存公文書ファイルの背表紙に文書保存用紙を再度作成して貼り付けなければならない。

2　課長は、前項の規定により文書館に移管される保存公文書ファイルについて、条例第十三条第一項第一号に掲げる場合に該当するものとして文書館において利用の制限を行うこと(以下「利用制限の実施」という。)が適当であると認める場合には、徳島県公文書等の管理に関する条例施行規則(令和五年徳島県規則第四十二号)第五条の特定歴史公文書等の利用制限に係る意見書(以下「意見書」という。)を文書館長に提出しなければならない。

2　局長は、前項の規定により協議しようとするときは、あらかじめ、廃棄しようとする保存公文書ファイルについて記載された公文書ファイル管理簿を文書館長に送付しなければならない。

3　局長は、第一項の規定により協議した保存公文書ファイルについて、文書館長から移管するよう求めがあったときは、課長に指示し、電子決裁・文書管理システムにより当該保存公文書ファイルの公文書ファイル管理情報における保存期間が満了したときの措置の定めを変更させるとともに、当該保存公文書ファイルを文書館に移管させなければならない。

4　課長は、紙文書に係る保存公文書ファイルが前項の規定により文書館に移管されるときは、当該保存公文書ファイルの背表紙に文書保存用紙を再度作成して貼り付け、速やかに、これを文書館長に引き渡さなければならない。

5　課長は、第三項の規定により文書館に移管される保存公文書ファイルについて、利用制限の実施が適当であると認める場合には、意見書を文書館長に提出しなければならない。

2　課長は、保存期間が一年未満の公文書ファイルについて、その保存期間が満了したときは、これを廃棄するものとする。

3　課長は、前二項の規定により廃棄を行うに当たっては、当該廃棄を行う公文書ファイルが不正に使用されることがないよう十分に留意してこれを行うとともに、個人情報その他の非公開情報の漏えいの防止のために必要な措置を講じなければならない。

2　責任者は、公文書ファイルについて紛失等が発生した場合には、速やかに公文書ファイルの紛失等による被害の拡大の防止等のために必要な措置を講ずるとともに、課長及び局長に報告しなければならない。

(施行期日)

1　この規程は、令和六年四月一日から施行する。ただし、次項の規定は、令和五年十二月二十六日から施行する。

(準備行為)

2　公文書ファイル管理情報の登録その他この規程を施行するために必要な準備行為は、この規程の施行の日(以下「施行日」という。)前においても行うことができる。

(経過措置)

3　改正後の徳島県議会公文書管理規程(以下「新規程」という。)の規定中公文書の収受等に係る部分は、施行日以後に受領する公文書について適用し、施行日前に受領した公文書については、なお従前の例による。

4　新規程の規定中公文書の整理、保存及び移管又は廃棄に係る部分は、施行日以後に作成し、又は取得する公文書について適用し、施行日前に作成し、又は取得した公文書については、なお従前の例による。