○徳島県公文書管理規則
平成十三年九月二十八日
徳島県規則第七十三号
徳島県公文書管理規則を次のように定める。
徳島県公文書管理規則
(趣旨)
第一条 この規則は、法令その他別に定めがあるもののほか、公文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
一 公文書 知事の事務部局の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし、次に掲げるものを除く。
イ 新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
ロ 図書館、博物館その他これらに類する施設において、当該施設の設置目的に応じて管理されているもの
二 課等 徳島県行政組織規則(昭和四十二年徳島県規則第十五号)第五条第二項及び第六条第二項に規定する課、同規則第九条第一項及び第二項に規定する本部、同規則第二十四条に規定する東部各局、同規則第三十三条第一項並びに第三十四条第一項及び第二項に規定する機関並びに同規則第四十六条に規定する総合県民局をいう。
(平一六規則三四・平一七規則六〇・平二〇規則三三・平二〇規則七五・平二一規則三三・平二三規則二九・平二四規則三四・平二五規則三三・平二六規則四六・平二八規則四四・平三〇規則二八・令二規則五五・一部改正)
(公文書の管理の原則)
第三条 公文書は、その作成又は取得の年月日が分かるようにしておかなければならない。
2 公文書は、ていねいに取り扱うとともに、適切に保存し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(公文書の管理体制)
第四条 監察局法制文書課長は、公文書の管理に関する事務を総括する。
2 課等の長(以下「課長等」という。)は、当該課等の公文書の管理に関する事務を総括する。
(平二一規則三三・平二四規則三四・平三一規則四三・一部改正)
(公文書の作成)
第五条 次に掲げる場合を除き、原則として、意思決定に当たっては文書(図画及び電磁的記録を含む。以下この条において同じ。)を作成して行わなければならない。ただし、第一号の場合においては、事後に文書を作成しなければならない。
一 意思決定と同時に文書を作成することが困難である場合
二 処理に係る事案が軽微なものである場合
(公文書の保存期間)
第六条 公文書の保存期間は、三十年、十年、五年、三年、一年及び一年未満の期間とし、その基準は、別表に定めるところによる。
2 前項の保存期間は、保存期間が一年以上の公文書にあっては当該公文書が作成され、又は取得された日の属する年度の翌年度の四月一日から、保存期間が一年未満の公文書にあっては当該公文書が作成され、又は取得された日の翌日から起算するものとする。
(公文書の分類及び管理のための帳票の作成)
第七条 課長等は、保存期間が一年以上の公文書について、分類を設け、保存期間その他公文書を管理するために必要な事項を記載した帳票を作成しなければならない。
(公文書の保存期間の延長)
第八条 課長等は、職務の遂行上必要があるときは、第六条の保存期間を延長することができる。
(公文書の廃棄)
第九条 公文書は、その保存期間(保存期間が延長された場合にあっては、延長後の保存期間)が満了したときに、徳島県立文書館に引き渡すものを除き、廃棄するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、特別の理由が生じたときは、公文書の保存期間が満了する前に廃棄することができる。
一 現に監査、検査等の対象となっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
二 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
三 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して一年間
四 徳島県情報公開条例(平成十三年徳島県条例第一号)第六条第一項に規定する公開請求があったもの 同条例第十二条各項の決定の日の翌日から起算して一年間
(補則)
第十一条 この規則に定めるもののほか、公文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。
附則
1 この規則は、平成十三年十月一日から施行する。
附則(平成一六年規則第三四号)
この規則は、平成十六年四月一日から施行する。
附則(平成一七年規則第六〇号)抄
1 この規則は、平成十七年四月一日から施行する。
附則(平成二〇年規則第三三号)抄
1 この規則は、平成二十年四月一日から施行する。
附則(平成二〇年規則第七五号)抄
1 この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成二一年規則第三三号)抄
1 この規則は、平成二十一年四月一日から施行する。
附則(平成二三年規則第二九号)
この規則は、平成二十三年五月一日から施行する。
附則(平成二四年規則第三四号)抄
1 この規則は、平成二十四年四月一日から施行する。
附則(平成二五年規則第三三号)抄
1 この規則は、平成二十五年四月一日から施行する。
附則(平成二六年規則第四六号)抄
1 この規則は、平成二十六年四月一日から施行する。
附則(平成二八年規則第四四号)
この規則は、平成二十八年四月一日から施行する。
附則(平成三〇年規則第二八号)抄
1 この規則は、平成三十年四月一日から施行する。
附則(平成三一年規則第四三号)
この規則は、平成三十一年五月一日から施行する。
附則(令和二年規則第五五号)
この規則は、令和二年四月一日から施行する。
別表(第六条関係)
公文書の区分 | 保存期間 | |
一 | 1 条例又は規則に関する決裁文書 2 予算又は決算に関する公文書で特に重要なもの 3 県有財産に関する公文書で特に重要なもの 4 工事に関する図面等で特に重要なもの 5 許認可等に関する決裁文書で当該許認可等の効果が三十年間存続するもの 6 訴訟又は不服申立てに関する公文書で特に重要なもの 7 人事に関する公文書で特に重要なもの 8 叙位、叙勲若しくは褒章又は特に重要な表彰に関する決裁文書 9 県行政の総合計画書 10 調査又は研究の結果が記録された公文書で特に重要なもの 11 県行政の沿革に関する公文書で特に重要なもの 12 市町村の廃置分合又は境界変更に関する公文書 13 官報及び県報 14 その他三十年間保存する必要があると認められる公文書 | 三十年 |
二 | 1 訓令又は重要な通達に関する決裁文書 2 予算又は決算に関する公文書で重要なもの(一の項に該当するものを除く。) 3 県有財産に関する公文書で重要なもの(一の項に該当するものを除く。) 4 契約に関する決裁文書で重要なもの 5 補助金又は貸付金に関する決裁文書で重要なもの 6 許認可等に関する決裁文書で当該許認可等の効果が十年間存続するもの(一の項に該当するものを除く。) 7 訴訟又は不服申立てに関する公文書(一の項に該当するものを除く。) 8 表彰に関する決裁文書(一の項に該当するものを除く。) 9 重要な事務又は事業の基本計画書 10 諮問又は答申に関する公文書で重要なもの 11 その他十年間保存する必要があると認められる公文書 | 十年 |
三 | 1 通達に関する決裁文書(二の項に該当するものを除く。) 2 予算又は決算に関する公文書(一の項、二の項又は五の項に該当するものを除く。) 3 県有財産に関する公文書(一の項又は二の項に該当するものを除く。) 4 契約に関する決裁文書(二の項又は四の項に該当するものを除く。) 5 補助金又は貸付金に関する決裁文書(二の項に該当するものを除く。) 6 許認可等に関する決裁文書で当該許認可等の効果が五年間存続するもの(一の項又は二の項に該当するものを除く。) 7 不利益処分に関する決裁文書 8 人事に関する公文書(一の項又は五の項に該当するものを除く。) 9 給与等に関する決裁文書 10 監査又は検査に関する調書 11 その他五年間保存する必要があると認められる公文書 | 五年 |
四 | 1 告示に関する決裁文書 2 契約に関する決裁文書で軽易なもの 3 許認可等に関する決裁文書で当該許認可等の効果が三年間存続するもの(一の項から三の項までに該当するものを除く。) 4 諮問又は答申に関する公文書(二の項に該当するものを除く。) 5 調査又は研究の結果が記録された公文書(一の項又は五の項に該当するものを除く。) 6 復命書(五の項に該当するものを除く。) 7 職員の研修に関する決裁文書(五の項に該当するものを除く。) 8 請願又は陳情に関する公文書 9 その他三年間保存する必要があると認められる公文書 | 三年 |
五 | 1 予算又は決算に関する公文書で軽易なもの 2 許認可等に関する決裁文書(一の項から四の項までに該当するものを除く。) 3 人事に関する公文書で軽易なもの 4 調査又は研究の結果が記録された公文書で軽易なもの 5 通知、照会、回答その他これらに類する公文書で軽易なもの(特に軽易なものを除く。) 6 復命書で軽易なもの 7 職員の研修に関する決裁文書で軽易なもの 8 事務分掌表 9 月報又は日誌 10 証明に関する決裁文書 11 その他一年間保存する必要があると認められる公文書 | 一年 |
六 | その他一年以上保存する必要がないと認められる公文書 | 一年未満の期間 |
備考
1 「決裁文書」とは、権限を有する者が押印、署名等を行うことにより、その内容を決定し、又は確認した公文書をいう。
2 公文書に係る事務を分掌し、又は総括する課等以外の課等においては、この表に定める期間より短期の保存期間とすることができる。