2　課の責任者は課の副課長をもって充て、課の担当者は課長の指定する者とする。

3　東部各局の責任者及び担当者は、それぞれ当該東部各局の長が指名する者とする。

4　センター等の責任者及び担当者は、それぞれ当該センター等の長が指名する者とする。

5　総合県民局の責任者及び担当者は、それぞれ当該総合県民局の長が指名する者とする。

6　責任者は、課長、東部各局の長、センター等の長又は総合県民局長の命を受けて、課、東部各局、センター等又は総合県民局における次に掲げる事務を処理する。

7　担当者は、責任者の指示を受けて、前項各号に掲げる事務を補助する。

2　次の各号に掲げる文書には、それぞれ当該各号に定めるところにより、記号を付けるものとする。

3　前項第二号又は第三号に掲げる文書のうち、秘密に属する文書には、同項第二号又は第三号の規定により付けられた記号の次に「秘」と付けるものとする。

4　次の各号に掲げる文書には、それぞれ当該各号に定めるところにより、番号を付けるものとする。

5　前項第三号に掲げる文書(別に例式があるものを除く。)について、電子決裁・文書管理システムにより番号を付けることが困難な場合は、当該文書については同項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書の区分に応じ、それぞれ当該各号に定めるところにより、番号を付けるものとする。

6　第二項及び前二項の規定にかかわらず、記号若しくは番号を付けることが適当でないと認められる文書又は軽易な文書には、これを省略することができる。

2　第五条第五号の規定により転送された電子文書及び課に直接到着した電子文書は、課の分掌に属するものであることを確認の上、軽易なものを除き、電子文書のファイル名に収受した年月日を追記しなければならない。

3　前二項の文書は、定例的又は軽易なものを除き、直ちに課長の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる事案に係る立案は、電子決裁・文書管理システムに文書件名等(文案及び事案の処理に必要な書類を除く。)を登録する方法により作成した立案用紙(様式第七号)によってすることができる。

3　前二項の規定にかかわらず、次に掲げる事案に係る立案は、それぞれ当該各号に定める方法により行うことができる。

2　前項の場合において、他の課又は部(出納局を含む。以下同じ。)に回議しなければならないものについては、主務課又は主務部における回議を経た後、他の課又は部に回議しなければならない。

3　前二項の規定により立案文書を回議するときは、電子決裁・文書管理システムを利用して行わなければならない。ただし、第九条第二項及び第三項に規定する方法により立案する場合は、この限りでない。

4　前項本文の場合において、登録が困難な書類があるときは、同項本文の規定にかかわらず、法制文書課長が別に定める方法により、当該登録が困難な書類を回議しなければならない。

5　至急処理を要する立案文書を回議するときは、第九条第一項の規定による立案に係る立案文書にあっては電子決裁・文書管理システムの所定の欄にその旨を登録し、同条第二項及び第三項の規定による立案に係る立案文書にあっては当該立案文書の左上欄に、その旨を記入した付せんをはり付けなければならない。

6　第九条第二項及び第三項の規定による立案に係る立案文書のうち即時処理を要する立案文書、説明を要する立案文書又は特に重要な立案文書は、立案者又は部の長若しくは課長の指定する者が自ら持ち回って、回議しなければならない。

7　第九条第二項及び第三項の規定による立案に係る立案文書のうち秘密に属する立案文書は、袋に入れて回議し、その取扱いに特に注意しなければならない。

2　前項の立案文書について異議がある場合は、立案者と協議しなければならない。ただし、立案者が不在の場合又は異議に係る事項が軽微である場合は、第九条第一項の規定による立案に係る立案文書にあっては電子決裁・文書管理システムの所定の欄に意見を登録し、同条第二項及び第三項の規定による立案に係る立案文書にあっては付せんに意見を記述して、当該立案文書の欄外にはり付けることができる。

2　告示に係る立案文書(登録例文に係るものを除く。)については、第十四条第一項及び第二項の規定による回議を経た後、法制文書課長(特に重要な告示にあっては、法制文書課長及び監察局長)へ回議し、その審査を受けなければならない。

2　浄書した文書で公印を押印したものは、原議書と契印で割印しなければならない。ただし、第九条第一項の規定による立案に係る浄書した文書については、この限りでない。

3　第一項ただし書の規定により公印の押印を省略する文書には、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

4　浄書した電子文書のうち電子署名を行うことが必要とされるものには、法制文書課長が別に定めるところにより、電子署名を行わなければならない。

2　文書を発送する者は、次の各号に掲げる立案の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める処理を行わなければならない。

3　公印を押印しない文書(次項に規定する電子文書を除く。)の発送については、法制文書課長が別に定めるところにより、次に掲げるいずれかの方法によることができる。

4　前条第四項の規定により電子署名を行った電子文書の発送については、当該電子文書の送受信を行うために整備された電子情報処理組織を利用して行うものとする。

2　主務課長は、前項の規定により作成したファイル管理表を変更する必要が生じたときは、電子決裁・文書管理システムにより修正するものとする。

2　文書(電磁的記録を除く。以下この項において同じ。)は、主務課において保存のため整理し、保存期間が一年以上の文書については、ファイル管理表の第三分類又は第四分類及び年度(年度により難いものについては、暦年)ごとに簿冊とし、その背表紙に、簿冊の単位とした分類を表示し、保存期間が五年以上の文書の簿冊については、文書保存用紙(様式第九号)に所要事項を記入してはり付けるものとする。

2　主務課長は、前項の規定により三十年保存文書目録を作成したときは、速やかに、その写しを法制文書課長に送付しなければならない。

2　主務課長は、前項の規定により文書の引継ぎをする場合は、システム完結電子文書にあっては電子決裁・文書管理システム及び文書引継書(様式第十一号)により、システム完結電子文書以外の文書にあっては文書引継書により、法制文書課長に引き継がなければならない。この場合において、引継ぎをする文書のうち保存期間が三十年のものについては、三十年保存文書目録を添付しなければならない。

3　保存期間が三年以下の文書は、主務課において保存しなければならない。

2　借り受けた保存文書は、いかなる理由があっても、抜取り、訂正等をし、又は他人に貸与してはならない。

3　借り受けた保存文書を汚損し、又は亡失した場合は、直ちに法制文書課長に届け出て、その指示を受けなければならない。

4　法制文書課長は、貸し出した保存文書の返還を受けた場合は、保存文書貸出カードに返還年月日を記入するものとする。

2　主務課長は、その保存する文書について保存期間が満了したときは、保存期間を延長する必要があるかどうかを確認しなければならない。

3　主務課長は、保存期間が五年以上の文書について、保存期間が満了する前に廃棄しようとするときは、法制文書課長に協議しなければならない。

4　法制文書課長又は主務課長は、廃棄しようとする文書の保存期間が五年以上であるときは、廃棄文書目録(様式第十三号)を作成し、徳島県立文書館長(以下「文書館長」という。)に送付しなければならない。

5　主務課長は、前項の廃棄文書目録に基づき文書館長から歴史的文化的価値を有する文書の選別について協議を求められた場合は、これに応じなければならない。

6　法制文書課長又は主務課長は、前項の協議の結果歴史的文化的価値を有するものとして選別された文書については、速やかに、文書館長に引き渡さなければならない。

7　法制文書課長又は主務課長は、前項の規定により文書館長に引き渡すものを除き、その保存する文書を廃棄するものとし、廃棄に当たっては、廃棄する文書が不正に使用されることがないよう、廃棄の方法について十分留意しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる事案に係る立案は、電子決裁・文書管理システムに文書件名等(文案及び事案の処理に必要な書類を除く。)を登録する方法により作成した立案用紙によってすることができる。

3　前二項の規定にかかわらず、次に掲げる事案に係る立案は、それぞれ当該各号に定める方法により行うことができる。

2　前項の規定により立案文書を回議するときは、電子決裁・文書管理システムを利用して行わなければならない。ただし、第三十七条第二項及び第三項に規定する方法により立案する場合は、この限りでない。

3　前項本文の場合において、登録が困難な書類があるときは、同項本文の規定にかかわらず、法制文書課長が別に定める方法により、当該登録が困難な書類を回議しなければならない。

4　至急処理を要する立案文書を回議するときは、第三十七条第一項の規定による立案に係る立案文書にあっては電子決裁・文書管理システムの所定の欄にその旨を登録し、同条第二項及び第三項の規定による立案に係る立案文書にあっては当該立案文書の左上欄に、その旨を記入した付せんをはり付けなければならない。

5　第三十七条第二項及び第三項の規定による立案に係る立案文書のうち即時処理を要する立案文書、説明を要する立案文書又は特に重要な立案文書は、立案者又は上司の指定する者が自ら持ち回って、回議しなければならない。

6　第三十七条第二項及び第三項の規定による立案に係る立案文書のうち秘密に属する立案文書は、袋に入れて回議し、その取扱いに特に注意しなければならない。

2　前項の立案文書について異議がある場合は、立案者と協議しなければならない。ただし、立案者が不在の場合又は異議に係る事項が軽微である場合は、第三十七条第一項の規定による立案に係る立案文書にあっては電子決裁・文書管理システムの所定の欄に意見を登録し、同条第二項及び第三項の規定による立案に係る立案文書にあっては付せんに意見を記述して、当該立案文書の欄外にはり付けることができる。

2　浄書した文書で公印を押印したものは、原議書と契印で割印しなければならない。ただし、第三十七条第一項の規定による立案に係る浄書した文書については、この限りでない。

3　第一項ただし書の規定により公印の押印を省略する文書には、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

4　浄書した電子文書のうち電子署名を行うことが必要とされるものには、法制文書課長が別に定めるところにより、電子署名を行わなければならない。

2　公印を押印しない文書(次項に規定する電子文書を除く。)の発送については、法制文書課長が別に定めるところにより、次に掲げるいずれかの方法によることができる。

3　前条第四項の規定により電子署名を行った電子文書の発送については、当該電子文書の送受信を行うために整備された電子情報処理組織を利用して行うものとする。

2　所長等は、前項の規定により作成したファイル管理表を変更する必要が生じたときは、電子決裁・文書管理システムにより修正するものとする。

2　文書(電磁的記録を除く。以下この項において同じ。)は、東部各局、センター等又は総合県民局において保存のため整理し、保存期間が一年以上の文書については、ファイル管理表の第三分類又は第四分類及び年度(年度により難いものについては、暦年)ごとに簿冊とし、その背表紙に、簿冊の単位とした分類を表示し、保存期間が五年以上の文書の簿冊については、文書保存用紙に所要事項を記入してはり付けるものとする。

2　所長等は、前項の規定により三十年保存文書目録を作成したときは、速やかに、その写しを法制文書課長に送付しなければならない。

2　所長等は、廃棄しようとする文書の保存期間が五年以上であるときは、廃棄文書目録を作成し、文書館長に送付しなければならない。

3　所長等は、前項の廃棄文書目録に基づき文書館長から歴史的文化的価値を有する文書の選別について協議を求められた場合は、これに応じなければならない。

4　所長等は、前項の協議の結果歴史的文化的価値を有するものとして選別された文書については、速やかに、文書館長に引き渡さなければならない。

5　所長等は、前項の規定により文書館長に引き渡すものを除き、その保存する文書を廃棄するものとし、廃棄に当たっては、廃棄する文書が不正に使用されることがないよう、廃棄の方法について十分留意しなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、平成十三年十月一日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日から平成十四年三月三十一日までの間の文書(改正後の徳島県文書規程(以下「新規程」という。)第四条第四項第三号から第五号までに掲げる文書に限る。)の番号については、同項の規定にかかわらず、総務課長が別に定めるところによる。

3　暦年で簿冊とされていた文書で新規程第二十六条又は第四十九条の規定により年度で簿冊とされることとなるものについては、平成十三年一月一日から同年三月三十一日までの間の文書に限り、新規程第二十六条又は第四十九条の規定にかかわらず、この間の文書をもって簿冊とするものとする。

4　改正前の徳島県文書規程(以下「旧規程」という。)の規定によりされた手続、登録その他の行為は、新規程にこれに相当する規定がある場合は、新規程の相当規定によりされたものとみなす。

5　旧規程の規定により作成された帳票は、新規程にこれに相当する規定がある場合は、新規程の相当規定により作成されたものとみなす。

6　新規程の様式に相当する旧規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができるものとする。

(徳島県公印規程の一部改正)

7　徳島県公印規程の一部を次のように改正する。

この訓令は、平成十四年四月一日から施行する。

この訓令は、平成十五年四月一日から施行する。

この訓令は、平成十六年四月一日から施行する。

この訓令は、平成十六年十月一日から施行する。

1　この訓令は、平成十七年四月一日から施行する。

2　この訓令による改正後のそれぞれの訓令の様式に相当するこの訓令による改正前のそれぞれの訓令に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができるものとする。

この訓令は、平成十八年四月一日から施行する。

この訓令は、平成十九年四月一日から施行する。

この訓令は、平成十九年五月一日から施行する。

1　この訓令は、平成二十年四月一日から施行する。

2　この訓令による改正後のそれぞれの訓令の様式に相当するこの訓令による改正前のそれぞれの訓令に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができるものとする。

1　この訓令は、平成二十一年四月一日から施行する。

2　この訓令による改正後のそれぞれの訓令の様式に相当するこの訓令による改正前のそれぞれの訓令に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができるものとする。

1　この訓令は、平成二十二年四月一日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成二十二年十月一日から施行する。

(経過措置)

2　改正後の徳島県文書規程(以下「新規程」という。)の規定は、この訓令の施行の日以後に作成され、又は取得される文書について適用し、同日前に作成され、又は取得された文書については、なお従前の例による。

3　この訓令の施行の日から平成二十三年三月三十一日までの間に作成される文書(新規程第四条第四項第三号に掲げる文書に限る。)の番号については、同項及び同条第五項の規定にかかわらず、企画総務部法務文書課長が別に定めるところによる。

4　この訓令の施行の日から平成二十三年三月三十一日までの間に作成され、又は取得される文書に係るファイル管理表についての新規程第二十五条第一項及び第四十八条第一項の規定の適用については、これらの規定中「毎年度当初に」とあるのは、「平成二十二年十月一日に」とする。

5　この訓令の施行の際現に電子決裁・文書管理システムを利用し難い特別の事情のある出先機関における文書事務の処理については、当該事情が解消されるまでの間、なお従前の例による。

6　新規程様式第一号及び様式第七号に相当する改正前の徳島県文書規程様式第一号及び様式第七号による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができるものとする。

この訓令は、平成二十二年十二月十日から施行する。

この訓令は、平成二十三年四月一日から施行する。

1　この訓令は、平成二十三年五月一日から施行する。

2　この訓令による改正後のそれぞれの訓令の様式に相当するこの訓令による改正前のそれぞれの訓令に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができるものとする。

この訓令は、平成二十四年二月二十九日から施行する。

1　この訓令は、平成二十四年四月一日から施行する。

2　この訓令による改正後のそれぞれの訓令の様式に相当するこの訓令による改正前のそれぞれの訓令に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができるものとする。

1　この訓令は、平成二十五年四月一日から施行する。

2　第七条の規定による改正後の徳島県職員服務規程様式第十二号に相当する同条の規定による改正前の徳島県職員服務規程様式第十二号による用紙及び第十八条の規定による改正後の徳島県文書規程様式第八号から様式第十号まで、様式第十三号及び様式第十四号に相当する同条の規定による改正前の徳島県文書規程様式第八号から様式第十号まで、様式第十三号及び様式第十五号による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができるものとする。

この訓令は、平成二十六年一月一日から施行する。

この訓令は、平成二十六年四月一日から施行する。

この訓令は、平成二十七年五月一日から施行する。

この訓令は、平成二十八年四月一日から施行する。

この訓令は、平成二十九年四月一日から施行する。

1　この訓令は、平成三十年四月一日から施行する。

2　第六条の規定による改正後の徳島県税事務取扱規程及び第十四条の規定による改正後の徳島県文書規程の様式に相当する第六条の規定による改正前の徳島県税事務取扱規程及び第十四条の規定による改正前の徳島県文書規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができるものとする。

この訓令は、平成三十一年五月一日から施行する。

この訓令は、令和二年四月一日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和三年七月一日から施行する。ただし、第二十二条の改正規定、第四十六条の改正規定並びに様式第六号及び様式第十四号の改正規定は、同年四月一日から施行する。

(経過措置)

2　改正後の第七条及び第三十二条の規定のうち電子文書に係る部分は、この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)以後に収受する電子文書について適用し、施行日前に収受した電子文書については、なお従前の例による。

3　改正後の徳島県文書規程の規定中文書の立案、回議及び発送に係る部分は、施行日以後に立案する文書について適用し、施行日前に立案した文書については、なお従前の例による。

4　改正後の第二十二条及び第四十六条の規定は、第一項ただし書に規定する改正規定の施行の日以後に立案する文書について適用し、同日前に立案した文書については、なお従前の例による。

1　この訓令は、令和三年四月一日から施行する。

2　この訓令による改正後のそれぞれの訓令の様式に相当するこの訓令による改正前のそれぞれの訓令に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができるものとする。

この訓令は、令和三年四月一日から施行する。

この訓令は、令和五年六月一日から施行する。