(趣旨)

第一条　この規則は、徳島県公文書等の管理に関する条例(令和五年徳島県条例第十七号。以下「条例」という。)の規定に基づき、特定歴史公文書等の利用等に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第二条　この規則において使用する用語は、条例で使用する用語の例による。

(実施機関からの受入れ)

第三条　知事は、実施機関で保存する歴史公文書等として、保存期間が満了したときに文書館に移管する措置が定められたものについて、保存期間が満了した日から可能な限り早い時期に受入れの日を設定し、当該歴史公文書等を受け入れるものとする。

(寄贈、寄託等がされた文書の受入れ)

第四条　知事は、条例第二条第四項第三号に規定する法人その他の団体又は個人から特定の文書について寄贈、寄託等をする旨の申出があった場合において、当該文書が歴史公文書等に該当すると認めるときは、当該文書を受け入れるものとする。

(著作権等の調整)

第五条　知事は、前二条の規定により受け入れた特定歴史公文書等に著作物、実演、レコード又は放送若しくは有線放送に係る音若しくは影像が含まれている場合は、必要に応じて、あらかじめこれらの著作者、著作権者、実演家又は著作隣接権者から著作者人格権、著作権、実演家人格権又は著作隣接権に関する利用等の許諾又は同意を得ること等により、当該特定歴史公文書等の円滑な利用に備えるものとする。

(保存方法等)

第六条　知事は、特定歴史公文書等について、条例第二十七条の規定により廃棄されるに至る場合を除き、専用の書庫(以下「書庫」という。)において永久に保存するものとする。

(複製物の作成)

第七条　知事は、特定歴史公文書等について、その内容、保存状態、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な記録媒体による複製物を作成するものとする。

(個人情報の漏えいの防止のために必要な措置)

第八条　知事は、特定歴史公文書等に個人情報が記録されている場合には、当該個人情報の漏えいの防止のため、次に掲げる措置を講ずるものとする。

(目録の作成及び公表)

第九条　条例第十二条第四項の必要な事項は、次に掲げる事項(条例第十三条第一項第一号イからハまでに掲げる情報又は同項第二号の制限若しくは同項第三号の条件に係る情報(次条において「利用制限情報」という。)に該当するものを除く。)とする。

(部分利用)

第十条　条例第十三条第三項の規定による区分は、次の各号に掲げる特定歴史公文書等の種類に応じ、それぞれ当該各号に定める方法により行う。

(本人であることを示す書類)

第十一条　条例第十四条の利用請求をする者は、知事に対し、次に掲げる書類のいずれかを提示し、又は提出しなければならない。

(利用請求の方法)

第十二条　条例第十五条第一項第三号の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。

(利用請求に対する決定等)

第十三条　条例第十六条第一項の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。

(利用決定等の期限の延長)

第十四条　条例第十七条第二項の規定による通知は、特定歴史公文書等利用決定等期間延長通知書(様式第五号)により行うものとする。

(利用決定等の期限の特例延長)

第十五条　条例第十八条の規定による通知は、特定歴史公文書等利用決定等期間特例延長通知書(様式第六号)により行うものとする。

(第三者に対する意見書提出の機会の付与等)

第十六条　条例第十九条第一項の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。

(電磁的記録の利用の方法等)

第十七条　条例第二十条の規則で定める方法は、次に掲げるいずれかの方法とする。

(閲覧の方法等)

第十八条　特定歴史公文書等(条例第二十条ただし書の写し及び電磁的記録を専用機器により再生し、又は用紙に出力したものを含む。以下この条において同じ。)の閲覧は、文書館の閲覧室で行うものとする。

(写しの交付の方法等)

第十九条　特定歴史公文書等の写し(電磁的記録を用紙に出力し、又は電磁的記録媒体に複写したものを含む。以下この条において同じ。)の交付は、利用請求一件につき一部とする。

(費用)

第二十条　条例第二十一条に規定する写しの交付に要する費用の額は、別表のとおりとする。

(審査請求に係る諮問)

第二十一条　条例第二十三条第二項の規則で定める書類その他の物件は、次に掲げるものとする。

(第三者からの審査請求を棄却する場合等における手続)

第二十二条　条例第二十四条において準用する条例第十九条第四項の規定による通知は、特定歴史公文書等の利用に係る裁決通知書(様式第十三号)により行うものとする。

(簡便な方法による利用)

第二十三条　知事は、特定歴史公文書等(条例第十三条の規定により利用させることができるものに限る。)について、前節に定める方法のほか、別に定める簡便な方法(次項に定めるものを除く。)により一般の利用に供することがある。

(展示会の開催等)

第二十四条　知事は、年度ごとに計画を定めた上で、展示会の開催、特定歴史公文書等に関する講座の実施その他の取組を行い、特定歴史公文書等の利用の促進に努めるものとする。

(貸出し)

第二十五条　知事は、他の機関から学術研究、社会教育等の公共的目的を有する行事等において利用するために特定歴史公文書等の貸出しの申込みがあった場合には、別に定めるところにより、当該特定歴史公文書等を貸し出すことがある。

第二十六条　特定歴史公文書等を移管した実施機関が条例第二十六条の規定の適用を受けようとする場合は、第十二条第二項の規定にかかわらず、利用請求者は、身分を証する書面を提示し、及び移管元実施機関用特定歴史公文書等利用請求書(様式第十四号)を提出しなければならない。

第二十七条　条例第二十七条の規定による廃棄は、劣化が極限まで進展して判読も修復も不可能となり利用できなくなったことその他の事情により歴史的文化的価値を有する資料でなくなったと認められる特定歴史公文書等について、行うことができる。

(保存及び利用の状況の公表)

第二十八条　条例第二十八条の規定による公表は、インターネットの利用その他の適切な方法により行うものとする。

(委任)

第二十九条　この規則に定めるもののほか、特定歴史公文書等の利用に関し必要な事項は、知事が別に定める。