2　前項に定めるもののほか、この規程において使用する用語は、条例において使用する用語の例による。

2　所属(課等及び総合管理推進センターをいう。以下同じ。)の長(以下「所属長」という。)は、当該所属における公文書の管理に関する事務を総括する。

2　課等の責任者は課の副課長をもって充て、課等の担当者は当該課等の長の指定する者とする。

3　総合管理推進センターの責任者及び担当者は、それぞれ所長(総合管理推進センターの長をいう。以下同じ。)が指名する者とする。

4　責任者は、所属長の命を受けて、所属における次に掲げる事務を処理する。

5　担当者は、責任者の指示を受けて、前項各号に掲げる事務を補助する。

2　次の各号に掲げる公文書には、それぞれ当該各号に定めるところにより、記号を付するものとする。

3　前項に掲げる公文書のうち、秘密に属する公文書には、同項の規定により付された記号の次に「秘」と付するものとする。

4　次の各号に掲げる公文書には、それぞれ当該各号に定めるところにより、番号を付するものとする。

5　前項第2号に掲げる公文書について、電子決裁・文書管理システムにより番号を付することが困難である場合は、当該公文書については、同項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる公文書の区分に応じ、それぞれ当該各号に定めるところにより、番号を付するものとする。ただし、所属長が別に定めるものについては、この限りでない。

6　第2項及び前2項の規定にかかわらず、記号若しくは番号を付することが適当でないと認められる公文書又は軽易な公文書には、これを省略することができる。

2　所属に直接到着した紙文書のうち、当該所属の分掌に属さないものは、直ちに主務課等(主務課その他当該公文書を処理することが適当であると認められる所属をいう。以下同じ。)に回付しなければならない。

3　第1項の紙文書は、定例的又は軽易なものを除き、直ちに所属長その他上位の職にある者の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。

2　前項の規定により受領した電子文書のうち、当該所属の分掌に属さないものは、直ちに主務課等に転送し、又は記録媒体を回付しなければならない。

3　第1項の規定により受領した電子文書(前項の規定により転送し、又は記録媒体を回付したものを除く。)及び前項の規定により転送され、又は記録媒体を回付された電子文書は、軽易なものを除き、そのファイル名に収受した日を追記し、又は記録媒体に収受した日を物理的方法により記入しなければならない。

4　第7条第3項の規定は、前項の電子文書について準用する。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる事案に係る立案は、電子決裁・文書管理システムに文書件名等(文案及び事案の処理に必要な書類を除く。)を登録する方法により作成した立案用紙(様式第6号)によってすることができる。

3　前2項の規定にかかわらず、次に掲げる事案に係る立案は、それぞれ当該各号に定める方法により行うことができる。

2　前項の場合において、他の所属又は実施機関に回議しなければならないものについては、主務課等における回議を経た後、他の所属又は実施機関に回議しなければならない。

3　前2項の規定により立案文書を回議するときは、電子決裁・文書管理システムを利用して行わなければならない。ただし、第11条第2項又は第3項に規定する方法により立案する場合は、この限りでない。

4　前項本文の場合において、登録が困難な書類があるときは、同項本文の規定にかかわらず、経営企画課長が別に定める方法により、当該登録が困難な書類を回議しなければならない。

5　至急処理を要する立案文書を回議するときは、第11条第1項の規定による立案に係る立案文書にあっては電子決裁・文書管理システムの所定の欄にその旨を登録し、同条第2項又は第3項の規定による立案に係る立案文書にあっては当該立案文書の左上欄にその旨を記入した付箋を貼り付けなければならない。

6　第11条第2項又は第3項の規定による立案に係る立案文書のうち、即時処理を要する立案文書、説明を要する立案文書又は特に重要な立案文書は、立案者又は所属長の指定する者が自ら持ち回って、回議しなければならない。

7　第11条第2項又は第3項の規定による立案に係る立案文書のうち秘密に属する立案文書は、袋に入れて回議し、その取扱いに特に注意しなければならない。

2　前項の立案文書について異議がある場合は、立案者と協議しなければならない。ただし、立案者が不在の場合又は異議に係る事項が軽微である場合は、第11条第1項の規定による立案に係る立案文書にあっては電子決裁・文書管理システムの所定の欄に意見を登録し、同条第2項又は第3項の規定による立案に係る立案文書にあっては付箋に意見を記述して、当該立案文書の欄外に貼り付けることができる。

2　告示に係る立案文書(登録例文に係るものを除く。)については、第16条第1項及び第2項の規定による回議を経た後、経営企画課長へ回議し、その審査を受けなければならない。

2　浄書した紙文書で公印を押印したものは、原議書と契印で割印しなければならない。ただし、第11条第1項の規定による立案に係る浄書した紙文書については、この限りでない。

3　浄書した電子文書のうち電子署名(電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。以下同じ。)を行うことが必要とされるものには、経営企画課長が別に定めるところにより、電子署名を行わなければならない。

2　公文書を発送する者は、次の各号に掲げる立案の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める処理を行わなければならない。

3　公印を押印しない公文書(次項に規定する電子文書を除く。)の発送については、経営企画課長が別に定めるところにより、次に掲げるいずれかの方法によることができる。

4　前条第3項の規定により電子署名を行った電子文書の発送については、電子メールによる送信その他の電気通信回線を用いる方法により行うものとする。

2　主務課等の長は、前項の規定により登録した公文書ファイル管理情報を変更する必要が生じたときは、電子決裁・文書管理システムにより修正するものとする。

2　紙文書は、主務課等において保存のため整理し、公文書ファイル管理情報の分類及び保存期間が満了したときの文書館への移管又は廃棄の措置の別並びに年度(年度により難いものについては、暦年)ごとに公文書ファイルにまとめ、その背表紙に文書保存用紙(様式第7号)に所要事項を記入して貼り付けるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、常時使用する公文書については、保存期間を常用と設定し、必要な期間保存することができる。

3　前2項の規定は、法令に別段の定めのあるものについては、適用しない。

4　第1項の保存期間の起算日は、保存期間が1年以上の公文書にあっては当該公文書が作成され、又は取得された日の属する年度の翌年度の4月1日とし、保存期間が1年未満の公文書にあっては当該公文書が作成され、又は取得された日とする。

5　公文書ファイルの保存期間は、当該公文書ファイルにまとめられた公文書の保存期間とする。

6　前項の保存期間の起算日は、保存期間が1年以上の公文書ファイルにあっては公文書を公文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とし、保存期間が1年未満の公文書ファイルにあってはファイル作成日とする。

2　主務課等の長は、公文書ファイル(保存期間が1年未満のものを除く。)について、次の各号に掲げる事項を記載した公文書ファイル管理簿(様式第8号)を作成しなければならない。

3　主務課等の長は、前項の規定により公文書ファイル管理簿を作成したときは、速やかに経営企画課長に送付しなければならない。

4　経営企画課長は、前項の規定により送付された公文書ファイル管理簿を、知事の事務部局の例により一般の閲覧に供するとともに、インターネットを利用する方法により公表しなければならない。

2　主務課等の長は、前項の規定により保存公文書ファイルの保存期間を延長するときは、電子決裁・文書管理システムにより当該保存公文書ファイルの公文書ファイル管理情報を変更するとともに、公文書ファイル管理簿の当該保存公文書ファイルに係る保存期間及び保存期間の満了する日を修正するものとする。

3　主務課等の長は、紙文書に係る保存公文書ファイルについて第1項の規定により保存期間を延長したときは、当該保存公文書ファイルの背表紙に文書保存用紙を再度作成して貼り付けなければならない。

2　主務課等の長は、当該主務課等において保存する保存公文書ファイルが前項の規定により文書館に移管されるときは、速やかに、当該保存公文書ファイルを文書館長に引き渡さなければならない。

3　主務課等の長は、第1項の規定により文書館に移管される保存公文書ファイルについて、条例第13条第1項第1号に掲げる場合に該当するものとして文書館において利用の制限を行うこと(以下「利用制限の実施」という。)が適当であると認める場合には、徳島県公文書等の管理に関する条例施行規則(令和5年徳島県規則第42号。以下「規則」という。)第5条の特定歴史公文書等の利用制限に係る意見書(以下「意見書」という。)を文書館長に提出しなければならない。

2　経営企画課長は、前項の規定により協議しようとするときは、あらかじめ、廃棄しようとする保存公文書ファイルについて記載された公文書ファイル管理簿を文書館長に送付しなければならない。

3　経営企画課長は、第1項の規定により協議した保存公文書ファイルについて、文書館長から移管するよう求めがあったときは、主務課等の長にその旨を通知し、電子決裁・文書管理システムにより当該保存公文書ファイルの公文書ファイル管理情報における保存期間が満了したときの措置の定めを変更させるとともに、当該保存公文書ファイルを文書館に移管させなければならない。

4　主務課等の長は、紙文書に係る保存公文書ファイルが前項の規定により文書館に移管されるときは、当該保存公文書ファイルの背表紙に文書保存用紙を再度作成して貼り付け、速やかに、これを文書館長に引き渡さなければならない。

5　主務課等の長は、第3項の規定により文書館に移管される保存公文書ファイルについて、利用制限の実施が適当であると認める場合には、意見書を文書館長に提出しなければならない。

2　主務課等の長は、前項の規定により経営企画課長から保存公文書ファイルの廃棄を指示されたときは、速やかに、当該保存公文書ファイルを廃棄しなければならない。

3　規則第4条第1項の公文書管理規程で定める期間は、1年とする。

4　主務課等の長は、保存期間が1年未満の公文書ファイルについて、その保存期間が満了したときは、これを廃棄するものとする。

5　経営企画課長又は主務課等の長は、第1項、第2項及び前項の規定により廃棄を行うに当たっては、当該廃棄を行う公文書ファイルが不正に使用されることがないよう十分に留意してこれを行うとともに、個人情報その他の非公開情報の漏えいの防止のために必要な措置を講じなければならない。

2　責任者は、公文書ファイルについて紛失等が発生した場合には、速やかに公文書ファイルの紛失等による被害の拡大の防止等のために必要な措置を講ずるとともに、主務課等の長及び経営企画課長に報告しなければならない。

2　経営企画課長は、公文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、監査を行い、その結果を企業局長に報告するものとする。

3　経営企画課長は、前2項の規定による点検又は監査の結果を踏まえ、公文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。

2　所属長は、前項の研修に職員を積極的に参加させなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、令和6年4月1日から施行する。ただし、次項の規定は、公布の日から施行する。

(準備行為)

2　公文書ファイル管理情報の登録その他この訓令を施行するために必要な準備行為は、この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)前においても行うことができる。

(経過措置)

3　改正後の徳島県企業局公文書管理規程(以下「新規程」という。)の規定中公文書の収受等に係る部分は、施行日以後に受領する公文書について適用し、施行日前に受領した公文書については、なお従前の例による。

4　新規程の規定中公文書の整理、保存及び移管又は廃棄に係る部分は、施行日以後に作成し、又は取得する公文書について適用し、施行日前に作成し、又は取得した公文書については、なお従前の例による。

5　新規程の様式に相当する改正前の徳島県企業局文書規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができるものとする。

6　改正前の徳島県企業局文書規程第4条第4項第1号から第3号に規定する文書については、令和6年1月1日から同年3月31日までの間の文書に限り、新規程の相当規定により一連番号を付されたものとみなす。

(徳島県企業局公文書管理規程の廃止)

7　徳島県企業局公文書管理規程(平成23年徳島県企業管理規程第2号)は、廃止する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和7年4月1日から施行する。

この訓令は、令和8年4月1日から施行する。